Envoyez des documents !

23 mai 2002,
par Romy Têtue

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Outre l’échange quasi instantané de courriers, l’e-mail facilite l’envoi de fichiers informatiques. Vous pouvez ainsi envoyer le dernier rapport tapé sous Word, ou votre dernière création musicale, ou encore la vidéo des premiers pas de bébé...

Mais attention, c’est plus simple à dire qu’à faire correctement.

Rien n’est plus exaspérant que de recevoir un message qui met un temps phénoménal à se charger (trop lourd !), pour en plus découvrir qu’on ne parvient pas à ouvrir la pièce jointe...

N’imposez pas ces désagréments à vos correspondant-e-s : ayez la politesse de prévenir, allégez vos fichiers et adaptez-vous à leur configuration logicielle.

Prévenez avant d’envoyer !

Si vous n’avez jamais adressé de message à votre destinataire, avant de lui balancer un fichier de plusieurs centaines de Ko, testez au préalable son adresse e-mail et assurez-vous qu’il ou elle dispose des logiciels appropriés à la lecture du fichier que vous souhaitez lui adresser.

Mettez-vous d’accord sur le poids et le format de fichier, mais aussi sur les modalités d’envoi. Par exemple, si vous avez une dizaine d’images haute définition à lui faire parvenir, vaut-il mieux les envoyer d’un coup ou une à une ?

Ces précautions vous éviterons de perdre du temps... et d’exaspérer votre destinataire.

Quel format de fichier ?

Il existe beaucoup de formats de fichiers différents, aux compatibilités complexes. En utilisant l’un des formats de fichier cités ci-dessous, vous serez quasi assurée que votre pièce jointe arrivera à bon port :

Formats de fichier compatibles
extention type de fichier logiciel approprié
.jpg .jpeg
.gif .bmp
fichier image Lisible par n’importe quel logiciel d’image de base. Il en existe une grande quantité : votre ordinateur est forcément équipé de l’un d’eux.
.txt fichier texte (sans mise en forme), particulièrement léger Lisible par n’importe quel éditeur de texte de base (Bloc-Notes, WordPad, Simple Text, etc.)
.rtf fichier texte (mis en forme).
RTF est un format standard, conseillé pour l’envoi de CV, pas exemple.
Lisible par de nombreux logiciels de traitements de texte.
.doc document Word : contient du texte mis en forme Lisible par Microsoft Word. Attention : votre mise en forme (typo, couleurs, marges, tabulations) ne sera pas forcément identique sur un autre ordinateur. À éviter.
.pdf document Acrobat Reader : contient une mise en page texte & image.
PDF est un format standard, étudié pour être compatible avec toutes les configurations.
Lisible dans Acrobat Reader : ce logiciel est disponible gratuitement (sur CD ou en téléchargement). Apprenez à vous en servir !
.html .htm page web (en langage HTML) : contient une mise en page texte et image Lisible dans n’importe quel navigateur.

Pour les autres formats de fichier, vous devez d’abord vous renseigner sur les possibilités de votre destinataire, et vous y adapter : un/e utilisateur/trice Mac ne dispose pas des mêmes logiciels qu’un/e utilisateur/trice PC et réciproquement.

Vous devez donc convertir le fichier dans le format compatible avec la configuration de votre destinataire, et non pas l’inverse : ce n’est pas à votre destinataire d’aller acheter le même logiciel que vous !!

Et comme d’habitude, évitez les accents, les espaces, les majuscules et les caractères spéciaux pour nommer le fichier que vous envoyez.

Comment envoyer un message avec pièce jointe ?

Suivez les consignes de votre messagerie. En général, il suffit d’activer la fonction « attacher » ou « joindre » pour aller chercher le document sur votre disque dur, puis valider pour l’attacher au message.

N’oubliez pas, dans votre message, d’inviter votre destinataire à ouvrir la ou les piece(s) jointe(s) (précisez bien leur nombre).

Recevoir et lire une pièce jointe

Elle est signalée par un trombone. La plupart du temps, il suffit simplement de double-cliquer dessus pour l’ouvrir. Rappelez-vous de ne JAMAIS cliquer sur une pièce jointe sans savoir d’où elle vient ! (cf. : « Évitez les virus »).

Si cela ne fonctionne pas, enregistrez la pièce jointe sur votre disque dur. Reconnaissez à son extension, de quel type de fichier il s’agit : image, texte, vidéo... et ouvrez le logiciel adéquat (voir tableau ci-dessus). Essayez alors d’ouvrir le fichier directement depuis ce logiciel. Faites plusieurs essais avec les différents logiciels dont vous disposez. Si cela ne fonctionne toujours pas... demandez à l’expéditeur/trice de vous fournir un fichier lisible, nom d’une cyberchienne !

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